Готовая лекция

В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2)средством фиксации и передачи управленческих решений.

Особое место отводится документам на машинных носите-лях, безбумажной технологии обмена информации и т.п. Как но-ситель информации документ обеспечивает взаимодействие час-тей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы. Информация является основанием для принятия управ-ленческих решений, служит доказательством их исполнения, ис-точником для анализа, материалом для справочно-поисковой ра-боты.

Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учре-ждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процес-сов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью доку-ментов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.

Предлагаемое учебное пособие призвано помочь управлен-ческим работникам получить необходимые знания и навыки. Изучив его, вы сможете:

• получить представление о современных подходах к ор-ганизации делопроизводства;

• познакомиться с различного рода документами и с тем где, когда и как тот или иной документ надо использовать;

• научиться оформлять документы в соответствии с суще-ствующими правилами;

• получить общее понятие о современном состоянии и пе-редовых достижениях в области электронных систем управления документооборотом.

Авторы выражают благодарность преподавателю кафедры управления информационными ресурсами Академии управления при Президенте Республики Беларусь Горбачеву Н.Н. за оказан-ную помощь и консультации при создании этого курса лекций.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 7

ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА 10

Контрольные вопросы к теме №1 20

ТЕМА 2. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 21

ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ 21

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ 23

СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ 27

МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ 29

СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА 30

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО РАЗЛИЧНЫМ ПРИЗНАКАМ 34

Контрольные вопросы к теме №2 37

ТЕМА 3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ

К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 38

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ 38

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ 40

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ 57

ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 59

Контрольные вопросы к теме №3 61

ТЕМА 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.

ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 65

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 67

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 76

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ 82

СИСТЕМА ПЛАНОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 83

СИСТЕМА ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 86

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 87

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 91

СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 97

Контрольные вопросы к теме №4 99

ТЕМА 5. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 100

НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ НА

РЕСПУБЛИКАНСКОМ УРОВНЕ 102

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТАЦИЮ 107

ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ 109

ВЕДОМСТВЕННЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ 110

Контрольные вопросы к теме №5 112

ТЕМА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 113

ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТООБОРОТ» И ЕГО РАЗВИТИЕ 113

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ

ДОКУМЕНТООБОРОТАВ ОРГАНИЗАЦИИ (УЧРЕЖДЕНИИ) 114

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ 117

УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА 122

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 122

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 128

Контрольные вопросы к теме №6 130

ТЕМА 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В

ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 131

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 131

ВИДЫ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ 132

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ 134

ЗАГОЛОВКИ И ИХ СОСТАВЛЕНИЕ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ 135

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ

НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 138

ТРЕБОВАНИЯ К ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 140

УСТАНОВЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ 143

Контрольные вопросы к теме №7 144

ТЕМА 8. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ

ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 145

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 145

ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДЕЛ 148

Контрольные вопросы к теме №8 150

ТЕМА 9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ 151

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 152

ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ 158

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 160

ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА 163

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ 165

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ 168

Контрольные вопросы к теме №9 169

ТЕМА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 170

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, КОТОРЫЕ ОТНЕСЕНЫ К ГОСУДАРСТВЕННЫМ СЕКРЕТАМ 172

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ,

СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ 175

ПРАВА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ 177

ПРИЕМ РЕГИСТРАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 178

ПЕЧАТАНИЕ, РАЗМНОЖЕНИЕ И РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ 179

ГРУППИРОВКА ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА 181

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ,

СНЯТИЕ С ДЕЛ ГРИФА ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА 183

Контрольные вопросы к теме №10 184

ТЕМА 11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 185

ЭЛЕКТРОННЫЙ И БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ 187

ЭЛЕКТРОННО–ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ 187

ИОК (PKI) – ИНФРАСТРУКТУРА ОТКРЫТЫХ КЛЮЧЕЙ 191

ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 193

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 195

ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА СЭД 196

ОБЩАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ СЭД 203

ПРИМЕРЫ РЕАЛИЗАЦИИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 207

Контрольные вопросы к теме №11 212

ГЛОССАРИЙ 213

ЛИТЕРАТУРА 220

ЛИТЕРАТУРА

1. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. №357–З «Об электронном документе».

2. Закон Республики Беларусь «Об информатизации».// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь. 1997.

с. 8–22.

3. «Примерная инструкция по делопроизводству в мини-стерствах, госкомитетах и других центральных органах управле-ния, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь», от 23.05.1995 г. №13, Мн.: БелНИЦДААД, 1995.–107с.

4. СТБ 1176.1–99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования».

5. СТБ 1176.2–99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи».

6. СТБ 1221–2000 «Документы электронные. Правила вы-полнения, обращения и хранения».

7. Гражданский кодекс Республики Беларусь Кодекс Рес-публики Беларусь от 7 декабря 1998 г. №218–З (Ведамасці На-цыянальнага сходу Рэспублікі Беларусь, 1999 г., №7–9, ст.101)

8. ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потреби-тельские форматы. –М.: Изд–во стандартов, 1990. – 6 с.

9. ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хра-нения. Типы, размеры и технические требования. – М.: Изд-во стандартов, 1981. – 4с.

10. СТБ 6.38–95 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

11. ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1984. – 8 с.

12. Основные правила работы ведомственных архивов. – М.: 1988. – 173 с.

13. Перечень типовых документов, образующихся в дея-тельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреж-дений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. – 269 с.

14. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, цено-образованию, финансам, страхованию, управлению государст-венным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим свя-зям с указанием сроков хранения./Авт.–сост. С.В.Жумарь, И.С.Гурина, Г.П.Краснокутская и др.– Мн., БелНИИДАД, 2001. – 182 с.

15. Быченков В.Ф. Документы и документооборот в автома-тизированных системах организационного управления. Учебное пособие. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2000.– 154 с.

16. Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Докумен-тационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн. Академия управления при Президенте Республики Бела-русь, 1997.

17. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональ-ный менеджмент: Учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 240 с.

18. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учеб-но-практическое руководство. – Мн.: ТетраСистемс, 1999. –

288 с.

19. Делопроизводство (Организация и технологии докумен-тационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Куз-нецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2001.– 59с.

20. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 2–е изд.испр. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.–328 с.

21. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 2–е, испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа « Интел-Синтез», 2000.

22. Организация работы с документами: учебник / В.А.Кудряев и др. – М.: ИНФРА–М, 1998, – 575с.

23. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на ком-пьютере. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999 – 304 с.

24. Печникова А.В. Документация отдела кадров предпри-ятия. – М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Изда-тельство ЭКМОС, 2000 –256с.

25. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭК-МОС, 1998 – 208 с.