Готовая контрольная работа

Подготовка к архивному хранению (подшив дела).



Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 1О лет) хранения находятся в течение 1-3 лет по месту их фор¬мирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организа¬ции. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и опи¬саны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответ¬ствии с требованиями Федерального архивного агентства.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформле¬нию, которое предусматривает следующие этапы.

1.Пересистематизация документов в деле. Документы в деле под¬шиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепле¬ния (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеру¬ются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборот¬ной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложе¬ниями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации про изводится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и ря¬дом ставится новый номер.

З.Составление в необходимых случаях внутренней описи доку¬ментов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в де¬лах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внут¬ренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее состав¬ления регламентируются Основными правилами работы архивов орга¬низаций. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регист¬рационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каж¬дого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов.

4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела. Запрещается составлять заверительную над¬пись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреж¬дения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отра¬жаются в заверительной надписи.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчинен¬ность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хра¬нения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все осуществляется таким образом, чтобы обеспечить свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Дать определение терминам акт; виды; типовой формуляр. Особенности оформления.

Составить приказ о назначении на должность главного бухгалтера ЗАО «Венс» Петрову А. Г. В виду увольнения главного бухгалтера Овсову Т. Г. По собственному желанию. Приказ вступает в силу 1. 01. 2003 г. Расположить на бланке приказа , завизировать, подшить в дело.











































































Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтвер¬ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя.

Акты могут составляться несколькими должностными лицами.

В зависимости от назначения акты могут быть различных видов:

• акты приема-передачи дел;

• акты экспертизы;

• акты ликвидации;

• акты проведения испытаний;

• акты списания материальных ценностей;

• коммерческие акты;

• акты инвентаризации;

• акты несчастных случаев и другие.



Акт имеет унифицированную форму.

Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Для актов с постоянно повторяющейся информацией можно применять блан¬ки с трафаретным текстом.

Реквизиты акта: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.

Дата и место составления, указываемые в бланке акта, должны соответство¬вать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.

Почти все разновидности актов подлежат утверждению:

• руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия;

• органами коллегиального управления (общим собранием, советом дирек¬торов, правлением);

• вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТе Р 6.30-2003.

Текст акта состоит, как правило, из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей.

Текс введения во всех актах формализован. В нем указываются:

• основание для составления акта;

• лица, составляющие акт;

• лица, присутствующие при этом.











Список литературы

.



1. Березина Н. М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко.– СПб.: Питер, 2004. – 256 с.

2. Кирсанова М. В. Курс Делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. – 6-изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.– 364 с.

3. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений сред. проф. образований / Л. А. Румынина. – 4-е изд., испр. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2006. – 224 с.

4. Салазкина Л. П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа: Учебное пособие. – Кемерово: Кузбассвузиздат, 1997. – 292 с.