Готовый реферат

2.1. Прием и обработка входящих документов

Прием и обработка поступающих документов осуществляется секретарем фирмы или работниками канцелярии.

Поступившие документы проходят ряд этапов:

Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты обычно уничтожаются, исключение составляют случаи, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях, письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях, совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и других материалах, не подлежащих регистрации.

Передача документов на рассмотрение руководству фирмы большинства документов должна осуществляться только после регистрации . Руководитель организации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом ограничения доступа.

Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Основная цель которого – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя фирмы поставлены на контроль.

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь. Он проставляет букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале или карточке делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Секретарь в установленные сроки получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документа. Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.



2.2. Рассмотрение документов руководством (резолюция)

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу.

Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения . Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.

Введение 3

1. Организация работы с документами 4

2. Организация документооборота и его основные этапы 6

2.1. Прием и обработка входящих документов 7

2.2. Рассмотрение документов руководством (резолюция) 9

2.3. Работа с исходящими документами 9

Заключение 11

Список литературы 12



ВВЕДЕНИЕ

При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. Все это обуславливает актуальность данной работы.

Цель работы. В данной работе мы рассмотрим технологию работы с документами и организацию документооборота с учетом действующих нормативных актов.

Задачами работы является рассмотрение следующих вопросов:

• порядок работы с документами, организация такой работы;

• особенности документооборота;

• порядок работы с входящими и исходящими документами;

• специфика рассмотрения документов руководителем.





1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Все документы организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в организации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу предприятия.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц.

Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы. Задержка исполнения документов может сделать информацию неактуальной, а значит бесполезной.

Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя – конкретного работника, – так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы.

Основные виды работ можно представить в виде таблицы (см. табл. 1).

Таким образом, организация работы с документами или управление документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

Операции делопроизводства Внутренние документы Исходящие документы Входящие документы

Составление проекта документа обязательно обязательно не используется

Согласование проекта документа со специалистами возможно возможно не используется

Печать и проверка правильности оформления документа обязательно обязательно не используется

Подписание, утверждение документа руководителем обязательно обязательно не используется

Регистрация возможно возможно; отправка возможно; разметка

Прием, сортировка, обработка поступающих документов обязательно возможно обязательно

Рассмотрение документов руководителем (резолюция) возможно не используется возможно

Контроль исполнения возможно возможно возможно

Исполнение документов обязательно возможно обязательно

Текущее хранение и использование обязательно обязательно обязательно

Формирование дел обязательно обязательно обязательно

Передача на архивное хранение или уничтожение документов возможно возможно возможно

Таблица 1. Основные виды работ по организации документопотока

1. Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002. – 192 с.

2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

3. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. – ИПК Изд-во стандартов, 2003.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

5. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. – Кн. 1. Управленческое документоведение. – УрАГС: Екатеринбург, 2002. – 176 с.

6. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 591 с.

7. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999. – 303 с.

8. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2000. – 144 с.