Готовый реферат

Актуальность темы состоит в том что основной обязанностью секретаря является работа с документами, в том числе организация их хранения.
Деятельность секретаря включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в стpуктуpные подpазделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения исполненных документов .
При этом секретарь небольшого предприятия ведет основную документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, организует хранение документов. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
При характеристике порядка хранения конкретных документов организаций различных организационно-правовых форм, секретарю необходимо иметь представление о системе нормативных правовых актов, регулирующих правоотношения по хранению документов, и общие положения архивного дела в России.
Подготовка секретарем исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года. Первый этап подготовки документов к сдаче в архив заключается в определении сроков их хранения, который производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов.
Комплекс работ секретаря по организации хранения документов включает также регистрацию документов секретарем и их индексирование, формирование дел и составление номенклатуры дел, оформление дел.
Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств .
Таким образом, актуальность исследования работы секретаря по организации храненения документов на предприятии очевидна - правильная организация работы в данном направлении секретаря является одним из основных путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления.
Цель работы: рассмотреть обязанности секретаря по организации хранения документов и их использованию.
Задачи работы:
· проанализировать обязанности секретаря по ведению делопроизводства, обеспечению хранения и использованию документов;
· определить сроки хранения документов;
· рассмотреть формирование дел и составление номенклатуры дел, как этап подготовки секретарем дел к последующему хранению;
· выяснить особенности оформления дел долговременного и кратковременного хранения;
· дать рекомендации по рациональному размещению документов в архивохранилищах.

Введение 3
1. Обязанности секретаря по ведению делопроизводства, обеспечению хранения и использованию документов 5
2. Определение сроков хранения документов, как первый этап подготовки документов к сдаче в архив 7
3. Подготовка секретарем дел к последующему хранению: формирование дел и составление номенклатуры дел 9
4. Оформление дел долговременного и кратковременного хранения 14
5. Рациональное размещение документов в архивохранилищах 16
Заключение 25
Литература 29