Готовый реферат
на тему:«определение документа, делопроизводства, задачи Государсвеной Архивной службы и стандартизации документов.»
Цена: 750 руб.
Номер: V8740
Предмет: Делопроизводство
Год: 2008
Тип: рефераты
Отзывы
Вас беспокоит автор статьи Айжамал из Кыргызстана, моя статья опубликована, и в этом ваша заслуга. Огромная благодарность Вам за оказанные услуги.
Спасибо Вам за сотрудничество! Я ВКР защитила на 5 (пять). Огромное спасибо Вам и Вашей команде Курсовой проект.
Мы стали Магистрами)))
Мария,добрый день! Спасибо большое. Защитился на 4!всего доброго
Добрый день,хочу выразить слова благодарности Вашей и организации и тайному исполнителю моей работы.Я сегодня защитилась на 4!!!! Отзыв на сайт обязательно прикреплю,друзьям и знакомым буду Вас рекомендовать. Успехов Вам!!!
Курсовая на "5"! Спасибо огромное!!!
После новогодних праздников буду снова Вам писать, заказывать дипломную работу.
После новогодних праздников буду снова Вам писать, заказывать дипломную работу.
Спасибо большое!!! Очень приятно с Вами сотрудничать!
Светлана, добрый день! Хочу сказать Вам и Вашим сотрудникам огромное спасибо за курсовую работу!!! оценили на \5\!))
Буду еще к Вам обращаться!!
СПАСИБО!!!
Буду еще к Вам обращаться!!
СПАСИБО!!!
Защита прошла на отлично. Спасибо большое :)
Большое спасибо Вам и автору!!! Это именно то, что нужно!!!!!
Спасибо, что ВЫ есть!!!
Спасибо, что ВЫ есть!!!
Введение
Содержание
Литература
«Контроль исполнения включает постановку на контроль, провер¬ку своевременного доведения документа до исполнителя, предвари¬тельную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобще¬ние результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечи¬вать своевременное и качественное исполнение документов».
В поле "Срок исполнения (Контрольная дата)" проставляется да¬та, к которой документ должен быть исполнен. Если срок исполне¬ния указан в самом документе, то дата берется из документа, если нет — поле заполняется на основании срока исполнения, указанного в резолюции руководителя. Если срок исполнения в резолюции тоже не указан, он устанавливается на основании типовых сроков испол¬нения на аналогичные документы в организации. (Типовые сроки исполнения документов обычно даются в инструкции по делопроиз¬водству данной организации). Для исходящих документов ставится ориентировочный срок ожидаемого получения ответа на документ.
Можно выделить текущий контроль, предупредительный и итого¬вый контроль [5, с. 12].
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку све¬дений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и преду¬преждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2 — 3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и резуль¬татов работы сотрудников подразделения или организации в целом.
Основным видом контроля является текущий и предупредитель¬ный контроль.
Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истече¬нии срока исполнения и необходимости завершения работы над до¬кументом.
Для этого ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле "Контрольная дата") истекает сегодня. При соответствующих настройках програм¬мы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
В соответствии с полученным списком ответственные (или секре¬тарь) либо лично (по телефону) напоминают исполнителю об исте¬кающем сроке исполнения документа, либо докладывают руководи¬телю подразделения.
В организациях, использующих систему электронной почты, пре¬дупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком ис¬полнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -это функция обязательно предусматриваемая в должностной инст¬рукции секретаря-референта фирмы. Ежедневно просматривая на экране компьютера или распечатывая список документов, срок ис¬полнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю .
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истека¬ет через 2-3 дня и тем самым сотруднику дается дополнительное время для решения вопроса.
Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольший эффект работы службы контроля.
Если при получении документа, либо в ходе выполнения докумен¬та исполнителем выясняется невозможность его своевременного ис¬полнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю и который имеет право на перенос срока исполнения документа). 'Если руководитель продляет срок ис¬полнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регист¬рационную карточку новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть по¬ставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Пе¬ренос срока исполнения задним числом не допускается и, как прави¬ло, невозможен в автоматизированных системах в принципе.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком испол¬нения, например, договоров, могут контролироваться промежуточ¬ные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле "Ход исполнения" регистрационной карточки документа.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над до¬кументом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При этом передача документа производится с обязательной регистрацией факта передачи. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Дви¬жение документа и даты его передачи отражаются в разделе регист¬рационной карточки «Движение документа».
В случае появления документов с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.
Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только од¬ним ответственным работником, секретарем-референтом или началь¬ником канцелярии. Для реализации подобного разграничения полно¬мочий предусматривается наличие специальных паролей для доступа к базе данных по документам организации. Система идентификации пользователей позволяет, к примеру, предоставить одной группе со¬трудников право на регистрацию документов, более широкому кругу лиц - право на запись сведений в графы -«Ход исполнения» и •«Движение документа» и только одному ответственному лицу - право на изменение срока исполнения, а в случае обнаружения ошибок - и других основных записей в базе данных организации [26, с. 92].
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководите¬ля, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта ис¬полнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле «Ход исполнения*. Например: направлено приглашение, под¬писан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п. В поле «Связанные документы» устанавливается связь с номерами (регистрационными карточками) на документы, упомянутые в поле «Ход исполнения». Это могут быть как документы, созданные в ходе исполнения, так и другие документы по данному вопросу.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате ис¬полнения документа и номер дела по номенклатуре, в которое под¬шит исполненный документ.
Система позволяет при необходимости легко получать обобщенные сведения. Они могут быть сформированы в таблицу с данными по всему подразделению и по отдельным исполнителям с указанием ко¬личества документов, невыполненных и выполненных в срок и с пе¬реносом сроков за заданный промежуток времени.
обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в орга¬низации, фирме и её структурных подразделениях, дает представле¬ние о работе организации в целом. Результаты последующего кон¬троля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т.е. контролируемых доку¬ментов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является средством обеспечения выполнения производственных и коммерческих задач и в то же время стимули¬рующим фактором повышения дисциплины служащих. Ведение в организации только последующего контроля исполнения документов не допускается.
Формой контроля является периодическое составление обобщаю¬щей отчетности по документам организации или фирмы. Это позво¬ляет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это может быть:
• Справка (отчет) об отправленных документах (список отправ¬ленных документов или количественные данные);
• Справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);
• Справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или ко¬личественные данные);
• Справка (отчет) о количестве выполненных исходящих доку¬ментов (исполнителями, списочный или количественно);
• Справка (отчет) о движении документов (используется для фик¬сации передачи документа от исполнителя исполнителю);
• Справка (отчет) о неисполненных входящих документах (спи¬сочный или количественно);
• Справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (спи¬сочный или количественно);
• Справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т.п.
Для получения определенного вида справки (отчета) в меню про¬граммы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открыв¬шемся экране задается начальная и конечная дата интересующего периода.
В поле "Срок исполнения (Контрольная дата)" проставляется да¬та, к которой документ должен быть исполнен. Если срок исполне¬ния указан в самом документе, то дата берется из документа, если нет — поле заполняется на основании срока исполнения, указанного в резолюции руководителя. Если срок исполнения в резолюции тоже не указан, он устанавливается на основании типовых сроков испол¬нения на аналогичные документы в организации. (Типовые сроки исполнения документов обычно даются в инструкции по делопроиз¬водству данной организации). Для исходящих документов ставится ориентировочный срок ожидаемого получения ответа на документ.
Можно выделить текущий контроль, предупредительный и итого¬вый контроль [5, с. 12].
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку све¬дений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и преду¬преждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2 — 3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и резуль¬татов работы сотрудников подразделения или организации в целом.
Основным видом контроля является текущий и предупредитель¬ный контроль.
Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истече¬нии срока исполнения и необходимости завершения работы над до¬кументом.
Для этого ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле "Контрольная дата") истекает сегодня. При соответствующих настройках програм¬мы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
В соответствии с полученным списком ответственные (или секре¬тарь) либо лично (по телефону) напоминают исполнителю об исте¬кающем сроке исполнения документа, либо докладывают руководи¬телю подразделения.
В организациях, использующих систему электронной почты, пре¬дупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком ис¬полнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -это функция обязательно предусматриваемая в должностной инст¬рукции секретаря-референта фирмы. Ежедневно просматривая на экране компьютера или распечатывая список документов, срок ис¬полнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю .
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истека¬ет через 2-3 дня и тем самым сотруднику дается дополнительное время для решения вопроса.
Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольший эффект работы службы контроля.
Если при получении документа, либо в ходе выполнения докумен¬та исполнителем выясняется невозможность его своевременного ис¬полнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю и который имеет право на перенос срока исполнения документа). 'Если руководитель продляет срок ис¬полнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регист¬рационную карточку новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть по¬ставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Пе¬ренос срока исполнения задним числом не допускается и, как прави¬ло, невозможен в автоматизированных системах в принципе.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком испол¬нения, например, договоров, могут контролироваться промежуточ¬ные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле "Ход исполнения" регистрационной карточки документа.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над до¬кументом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При этом передача документа производится с обязательной регистрацией факта передачи. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Дви¬жение документа и даты его передачи отражаются в разделе регист¬рационной карточки «Движение документа».
В случае появления документов с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.
Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только од¬ним ответственным работником, секретарем-референтом или началь¬ником канцелярии. Для реализации подобного разграничения полно¬мочий предусматривается наличие специальных паролей для доступа к базе данных по документам организации. Система идентификации пользователей позволяет, к примеру, предоставить одной группе со¬трудников право на регистрацию документов, более широкому кругу лиц - право на запись сведений в графы -«Ход исполнения» и •«Движение документа» и только одному ответственному лицу - право на изменение срока исполнения, а в случае обнаружения ошибок - и других основных записей в базе данных организации [26, с. 92].
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководите¬ля, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта ис¬полнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле «Ход исполнения*. Например: направлено приглашение, под¬писан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п. В поле «Связанные документы» устанавливается связь с номерами (регистрационными карточками) на документы, упомянутые в поле «Ход исполнения». Это могут быть как документы, созданные в ходе исполнения, так и другие документы по данному вопросу.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате ис¬полнения документа и номер дела по номенклатуре, в которое под¬шит исполненный документ.
Система позволяет при необходимости легко получать обобщенные сведения. Они могут быть сформированы в таблицу с данными по всему подразделению и по отдельным исполнителям с указанием ко¬личества документов, невыполненных и выполненных в срок и с пе¬реносом сроков за заданный промежуток времени.
обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в орга¬низации, фирме и её структурных подразделениях, дает представле¬ние о работе организации в целом. Результаты последующего кон¬троля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т.е. контролируемых доку¬ментов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является средством обеспечения выполнения производственных и коммерческих задач и в то же время стимули¬рующим фактором повышения дисциплины служащих. Ведение в организации только последующего контроля исполнения документов не допускается.
Формой контроля является периодическое составление обобщаю¬щей отчетности по документам организации или фирмы. Это позво¬ляет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это может быть:
• Справка (отчет) об отправленных документах (список отправ¬ленных документов или количественные данные);
• Справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);
• Справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или ко¬личественные данные);
• Справка (отчет) о количестве выполненных исходящих доку¬ментов (исполнителями, списочный или количественно);
• Справка (отчет) о движении документов (используется для фик¬сации передачи документа от исполнителя исполнителю);
• Справка (отчет) о неисполненных входящих документах (спи¬сочный или количественно);
• Справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (спи¬сочный или количественно);
• Справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т.п.
Для получения определенного вида справки (отчета) в меню про¬граммы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открыв¬шемся экране задается начальная и конечная дата интересующего периода.
750 руб.
Похожие работы:
Введение В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам ...
Роль и место кадровой службы в организации прохождения службы в органах внутренних дел ➨
Актуальность данной темы обусловлена тем, что происходящие в России в последнее время социально-экономические ...
Право общей собственности)+ 3 задачи по теме + 3 задачи по всему курсу ➨
Кравцов заказал в ателье свадебный костюм. Свадьба должна была состояться 15 мая, а срок исполнения заказа был ...
Поиск по базе выполненных нами работ:
Разделы по направлениям
Готовые дипломы по специальностям
Готовые работы по предметам