Готовый реферат

Введение

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 1): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

КАРТИНКА...

Рисунок 1. Эволюция форм документооборота



Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях".

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 2.

Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

1. Юридическая сила электронного документа

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

• простота внесения изменений в документ;

• возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

• возможность использовать заранее заготовленные формы;

• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

• экономия бумаги;

• более высокая компактность архивов;

• более простой контроль информационных потоков;

• большая скорость поиска и извлечения информации;

• возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

Введение 3

1. Юридическая сила электронного документа 5

2. Документооборот на предприятиях разного масштаба 9

2.1. Документооборот на базе электронной почты 9

2.2. Системы автоматизированного документооборота 10

Заключение 13

Список использованной литературы 14

Список использованной литературы

1. Прохоров А. Я могу работать в современном офисе. – М.: Интернет-университет информационных технологий – ИНТУИТ.ру, 2005.

2. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. – М.: Кудиц-Образ, 2002.

3. Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта. – М.: Омега-Л, 2007.

4. Ленкевич Л.А. Секретарь-референт. Делопроизводство. – М.: Академия, 2007.